MEDAN — Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kota Medan mulai menyiapkan pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di seluruh UPT SMP Negeri se-Kota Medan. Langkah ini ditempuh untuk memastikan sekolah sebagai badan publik mampu memberikan layanan informasi yang cepat dan transparan kepada masyarakat, sejalan dengan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008.
Kesiapan itu dimatangkan lewat kegiatan coaching clinic pengelolaan informasi publik yang digelar bersama Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Medan. Kegiatan ini merupakan komitmen Pemko Medan di bawah kepemimpinan Wali Kota Rico Tri Putra Bayu Waas dan Wakil Wali Kota H. Zakiyuddin Harahap untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan berbasis pelayanan publik terbuka.
Mengapa Sekolah Perlu Punya PPID?
Ketua Tim Informasi Publik Diskominfo Kota Medan, Mhd. Ariq Luthfi Siregar, menegaskan bahwa satuan pendidikan bersentuhan langsung dengan kebutuhan masyarakat. Karena itu, pengelolaan informasi di lingkungan sekolah tidak bisa lagi dilakukan secara konvensional tanpa standar yang jelas.
“Sekolah merupakan salah satu badan publik yang bersentuhan langsung dengan masyarakat. Karena itu, pengelolaan informasi harus dilakukan secara profesional agar hak masyarakat untuk memperoleh informasi dapat terpenuhi dengan baik,” jelas Ariq dalam pemaparannya.
Ia menambahkan, keberadaan PPID di sekolah menjadi kebutuhan yang semakin mendesak seiring meningkatnya permintaan akses informasi pendidikan yang cepat, tepat, dan mudah diperoleh. Dengan adanya PPID, potensi sengketa informasi di sektor pendidikan juga bisa ditekan.
Materi yang Dibekali ke Operator Sekolah
Dalam coaching clinic tersebut, para operator layanan informasi dari seluruh UPT SMP Negeri menerima pendampingan teknis yang cukup komprehensif. Materi yang disampaikan mencakup dasar hukum keterbukaan informasi publik, tugas dan fungsi PPID, hingga pembagian kewenangan antara PPID Utama dan PPID Pelaksana.
Peserta juga dibekali cara mengidentifikasi klasifikasi informasi publik, mulai dari informasi yang wajib diumumkan secara berkala, informasi yang tersedia setiap saat, informasi serta-merta, hingga informasi yang dikecualikan sesuai ketentuan perundang-undangan.
Tidak berhenti di teori, para peserta juga diajak praktik langsung menggunakan Portal PPID. Mereka dilatih mengunggah dokumen, mengelola informasi digital, serta menyusun langkah-langkah konkret yang perlu dipersiapkan sebelum PPID resmi dibentuk di masing-masing sekolah.
Pemutakhiran DIP Jadi Instrumen Kunci
Salah satu poin penting yang ditekankan adalah pemutakhiran Daftar Informasi Publik (DIP). Dokumen ini menjadi instrumen utama dalam pelayanan informasi publik, sehingga sekolah harus rajin memperbaruinya agar data yang disajikan selalu relevan dan akurat.
Kasubbag Umum Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Medan, Prajati Hot Uli, menyambut baik inisiatif ini. Ia menilai coaching clinic menjadi langkah strategis untuk memperkuat kesiapan satuan pendidikan dalam mengelola informasi secara lebih terstruktur dan profesional.
“Kami berharap seluruh operator layanan informasi di UPT SMP Negeri dapat memahami tugas dan fungsi PPID dengan baik. Melalui kegiatan ini, kami ingin membangun kesamaan pemahaman sehingga nantinya setiap sekolah mampu memberikan layanan informasi yang cepat, tepat, transparan, dan sesuai ketentuan yang berlaku,” ujarnya.
Transparansi untuk Membangun Kepercayaan Publik
Prajati menambahkan, pembentukan PPID di lingkungan sekolah bukan sekadar memenuhi kewajiban administratif. Lebih dari itu, ini adalah bagian dari upaya membangun tata kelola pendidikan yang akuntabel dan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap layanan pendidikan yang diberikan Pemko Medan.
“Transparansi informasi bukan hanya kewajiban, tetapi juga bagian dari upaya membangun tata kelola pendidikan yang akuntabel. Dengan adanya PPID di sekolah, masyarakat akan lebih mudah memperoleh informasi yang dibutuhkan, sementara sekolah memiliki pedoman yang jelas dalam memberikan pelayanan informasi,” tambahnya.
Melalui kegiatan ini, Diskominfo Kota Medan dan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Medan berkomitmen memperkuat implementasi keterbukaan informasi publik hingga ke tingkat satuan pendidikan. Pembentukan PPID di UPT SMP Negeri diharapkan mendukung terciptanya pelayanan publik yang semakin terbuka dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat.
